伴隨著郵件的日常應用，所產生的郵件數據量日趨增多，如何將海量的郵件數據進行長期保存、實時調閱、快速恢復以及遵從相關法規等問題已經成為擺在郵件管理員面前的幾大難題。在這些問題的促使下，郵件歸檔已經成為主流。

我們知道郵件是作為公司重要的通訊手段之一，郵件歸檔與其他的即時通訊工具最大的區別是它可以當做法律證據使用的。公司有必要知道員工對外或對內進行溝通聯絡的情況，尤其是一些對信息敏感的公司更是尤為重要。

當我們對公司的郵件進行歸檔操作后，保證了已經保存下的郵件都是最原始的，而且在歸檔服務器上郵件是無法進行刪除和改動的。只有管理員可以在知道登錄名和密碼的情況下才可進行查詢和恢復，以保證對公司機密外泄的時候可以進行及時的查詢和處理。

企業做好郵件歸檔三大必要性

法規必要性：個人資料保護法規定，要求企業必須保存7年的郵件，尤其是遇到泄密稽核或訴訟時可以做為佐證數據。

稽核必要性：允許企業稽核人員或部門相關主管有彈性管理權限，可以快速查詢所需郵件信息，并且相關的動作都有LOG紀錄備存以保障企業郵件使用安全。

交接必要性：目前云端服務業者都是以使用者賬號數計價，如果離職人員故意刪除以往的信件，會造成接手人員訊息落差。

我使用云端郵件服務，云端服務商都會幫我備份，為何我還要自己備份呢？

目前多數云端服務商都具有「異地備援」的優勢，會在不同的服務器主機間進行數據備份，可以避免當其中一臺服務器損壞時，有數據遺失的風險。而這服務對企業郵件保存提高更安全性的維護。

但是對于企業客戶端來說，自行備份的有2必要性。

1.完整保存公司歷史郵件，當有稽核或爭議問題發生時，可快速調閱。

2.雖然云端服務商提供異地備援的服務，但是計價費用比較高，成本往往超出企業想象，且郵件資料保存在別人家里(云端)，總是沒有像放在自己家里這么安心。

郵件歸檔，獨特的工作模式，全新的收集技術，實時地對郵件數據流進行復制和記錄，郵件數據同步收集歸檔，郵件收發完畢，同時也歸檔完畢，真正實現所有郵件（包括本域內部互通郵件）的全歸檔。無歸檔“時間差”問題，杜絕了可能出現的信息丟失、原始數據被變更篡改、惡意刪除等風險，確保無郵件數據缺失。也真正地解決電子舉證時證據資料的完整性和通信過程的可追溯性。

郵件歸檔是一個即插即用型的軟硬合一的郵件歸檔解決方案，安裝簡單、管理方便，能幫助企業建立符合政府法規或企業標準的郵件存儲和歸檔方案。

郵件歸檔系統最終的目的是滿足企業在郵件歸檔方面的應用，主要的郵件歸檔應用需求主要包括郵件內容審計、郵箱存儲優化、郵箱備份冗余以及用戶自動歸檔。